FAQ
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  • Szenario
    Wer kennt das nicht ...

    Sie möchten mit Ihrem Kunden, Lieferanten, Dienstleister oder Ihren Mitarbeitern Dateien austauschen. Manchmal kleine Dateien wie Office-Dokumente, oft aber auch große Dateien - mehrere Gigabyte Daten wie z.B. Konstruktions- und Baupläne oder CAD-Modelle. Die Dateien lassen sich aufgrund des hohen Datenvolumens nicht per E-Mail versenden. Da es sich um sensible Dateien handelt, sollen nur ausgewählte Personen Zugriff erhalten.

    Sie verschicken die Daten also etwa auf DVD. Das dauert. Und dann? Die nächste Hürde ist der Informationsaustausch. Sie wissen oftmals nicht, wer welche Dateien wann, wie geändert oder transferiert hat. Dadurch verlängern sich die Umlaufzeiten von Dokumenten, Bau- und Konstruktionsplänen erheblich. Der Zeitaufwand für das Projektmanagement steigt mit der Zahl der Dokumente und es sind keine Kapazitäten für neue Projekte frei.

    PROOM ist die Lösung!

  • Generelle Informationen
    1. Was ist PROOM?
      PROOM ist ein webbasiertes Portal mit virtuellen Projekträumen
      • zum problemlosen Upload/Download von mehreren Gigabyte großen Dateien
      • das extrem einfach zu bedienen ist
      • das von überall aus erreichbar ist
      • das an das Corporate Design des Kunden anpassbar ist
      Der Projektraumleiter und alle Projektraummitglieder behalten jederzeit den Überblick, wer welche Dateien hochgeladen hat, aber auch wer sie wann heruntergeladen hat.

      PROOM ist sicher! Nur eingeladene Nutzer haben Zugriff auf die im Projektraum vorhandenen Dateien.
    2. Für wen ist PROOM gedacht?
      PROOM ist für Privat- und Geschäftskunden entwickelt worden. Geschäftskunden setzen PROOM ein, um ihren Kunden, Lieferanten oder ihrem Team möglichst einfach auch große Dateien von mehreren Gigabyte zur Verfügung zu stellen. Und dies bei höchster Sicherheit.
    3. Kann PROOM auch für private Zwecke genutzt werden?
      Ja - PROOM wird von Privat- und Geschäftskunden genutzt.
    4. Wie viel Speicherplatz steht einem Projektraummitglied zur Verfügung?
      Es besteht keine Größenbeschränkung des Speicherplatzes. Ein Limit für hoch- oder heruntergeladene Dateien besteht nicht und wird lediglich durch die jeweilige Server-Kapazität beschränkt. Auch die Anzahl der Dateien, die in einen Projektraum ablegen werden, ist nicht begrenzt.
    5. Welche Dateien können in einen Projektraum hochgeladen werden?
      Alle Dateiformate können hoch- und herunterladen werden. Angefangen von Microsoft Office Dateien über Bilder, Filme bis hin zu komplexen Bau- und Konstruktionsplänen.
    6. Wie groß dürfen die Dateien zum Up-/Download sein?
      Die Dateien können beliebig groß sein. Eine Beschränkung besteht nicht.
    7. Welche Voraussetzungen muss das System auf Kundenseite erfüllen, um PROOM nutzen zu können?
      Bei den Nutzungsmodellen Einsteiger und Advanced benötigen Sie lediglich einen Internetzugang.
      Bei den Nutzungsmodellen Professional und Premium erfolgt die Installation der Softwarelösung auf Ihrem eigenen Server.

      Systemvoraussetzungen:
      1. Betriebssystem: Windows Server 2008 R2 Web Edition
      2. Internet Information Server (IIS); ist bereits in (2) enthalten und muss aktiviert werden
      3. Datenbankmanagement-System: Microsoft SQL Server 2008 R2 Web Edition Prozessor Lizenz
      4. Mindestanforderungen: Single Prozessor 1.4 GHz / 2 GB RAM / 250 GB Speicherplatz
    8. Wird die Datenübertragungsgeschwindigkeit eingeschränkt?
      Die Datenübertragungsgeschwindigkeit wird über die technologischen Grenzen hinaus nicht eingeschränkt.
    9. Wie wird die Sicherheit der Daten gewährleistet?
      Sicherheit steht bei PROOM an erster Stelle. Der Zugang zu PROOM ist nur nach erfolgreicher Authentifizierung möglich. Die hochgeladenen Dateien werden in der Datenbank verwaltet und stehen den Benutzern ausschließlich über PROOM zur Verfügung.
      Die Kommunikation mit PROOM kann über HTTPS, dem abhörsicheren Protokoll für den Informationsaustauch im WEB, erfolgen.
      Im Rahmen der PROCAD Datenbanksicherungen werden die hochgeladenen Dateien mit gesichert. Dadurch ist die Verfügbarkeit von Backups durch standardisierte Verfahren gegeben.
    10. Welche Benutzerberechtigungen können vergeben werden?
      Grundsätzlich können folgende Berechtigungen Benutzern zugeordnet werden:

      Leiten herunterladen, hochladen, ändern, löschen, Benutzer einladen, Ordner anlegen
      Löschen herunterladen, hochladen, ändern, löschen
      Ändern herunterladen, hochladen, ändern
      Erzeugen herunterladen, hochladen
      Lesen herunterladen

      Dazu markieren Sie den Projektraum, wählen in der Sidebar „Benutzer“, geben unter „Namen“ die E-Mail Adresse der Person an, die Sie einladen möchten, und weisen Sie ihr unter „darf“ die entsprechende Berechtigung zu. Die Berechtigungen können jederzeit nachträglich geändert werden.
    11. Wird ein Backup der Dateien erstellt?
      Die hochgeladenen Dateien werden in der Datenbank verwaltet. Im Rahmen der Datenbanksicherungen werden die hochgeladenen Dateien mit gesichert. Somit ist die Verfügbarkeit von Backups durch standardisierte Verfahren gegeben.
    12. Wo werden die Dateien gespeichert?
      Die Dateien werden auf dem Server, auf dem auch die Datenbank läuft, gespeichert. Die Dateien werden automatisch von der Datenbank verwaltet.
    13. Gibt es einen kostenlosen Testzugang?
      Ja - Sie können auf der Startseite über "Jetzt PROOM 14 Tage kostenlos testen" oder unter Nutzungsmodelle & Preise über "Gratis Testversion" einen Testzugang anlegen. Der 14-tägige kostenlose Testzugang ist auf die Nutzung eines Projektraumes begrenzt. Nach Ablauf der zwei Wochen wird der Testzugang inkl. aller Dateien gesperrt und nach weiteren 7 Tagen automatisch gelöscht.
    14. Wie funktioniert der Übergang von einem kostenlosen Testzugang zu einem PROOM Account?
      Ihr Testzugang inkl. aller Dateien wird nach 14 Tagen gesperrt und nach weiteren 7 Tagen automatisch gelöscht.

      Nach Ablauf der 14 Tage haben Sie weitere 7 Tage die Möglichkeit, Ihren Testzugang in einen PROOM Basic oder Advanced Zugang zu überführen. Dazu bestellen Sie eines unserer attraktiven Nutzungsmodelle über die PROOM Website. Ihr Projektraum inklusive aller enthaltenen Dateien wird dann in das von Ihnen bestellte Nutzungsmodell überführt. Erfolgt innerhalb der 7 Tage Ihrerseits keine Reaktion, wird Ihr Zugang inkl. aller Dateien gelöscht.

      Natürlich können Sie zu jeder Zeit das gewünschte PROOM Nutzungsmodell über unsere Website einfach und unkompliziert bestellen oder updaten.

  • Erster Login
    Um PROOM nutzen zu können, müssen Sie von einer Person eingeladen werden, die einen Projektraum administriert oder das Projekt leitet. Ohne diese Einladung ist eine Nutzung nicht möglich.

    Wie kann ich mich in PROOM anmelden?
    Der Projektraumleiter sendet Ihnen per E-Mail eine Einladung, an diesem Projekt teilzunehmen. Ohne diese Einladung können Sie PROOM nicht nutzen.

    Durch das Klicken auf den Link in der E-Mail gelangen Sie automatisch zu einer Eingabemaske. Danach vergeben Sie bitte einen Anmeldenamen „Vorname Nachname“ (kein Phantasiename) und ein Kennwort. Los geht’s.

    Abhängig davon, welche Berechtigungen Ihnen vom Projektraumleiter eingerichtet wurden, können Sie Daten lesen, erzeugen, ändern oder auch löschen.

    Nach dem Login vervollständigen Sie bitte Ihr Profil und laden ggf. Ihr Bild hoch. Sofern Sie Ihr Kennwort ändern möchten, können Sie das in der Eingabemaske, in der Sie ihre Benutzerdaten pflegen, tun.

    Sobald Sie Ihr Profil vervollständigt haben, können alle Projektraummitglieder unter der Sidebar „Benutzer“ und durch das Klicken auf Ihren Namen Ihre Kontaktdaten einsehen.

  • Nächste Schritte
    1. Anmeldung nach dem ersten Login
      Nach dem ersten Login kann der Zugang zu PROOM über die Website „Login“ oder die Adresse http://www.proom.de/proom aufgerufen werden.

      Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse oder Ihrem Anmeldenamen und Kennwort an.
    2. Kennwort vergessen?
      Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben, klicken Sie bei der Anmeldung auf „Kennwort vergessen“. Ein Eingabefeld erscheint. Tragen Sie in das Eingabefeld Ihren Anmeldenamen oder Ihre E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten ein Einmal-Kennwort an Ihre E-Mail-Adresse. Bei Anmeldung mit dem Einmal-Kennwort, werden Sie automatisch aufgefordert ein neues Kennwort zu vergeben.

    3. Wie kann ich jemanden in meinen Projektraum einladen?
      Als Projektraumleiter können Sie aus dem System heraus andere in den Projektraum einladen. Dazu rufen Sie in der Sidebar „Benutzer“ auf und wählen den „Stift“ aus. Tragen Sie die E-Mail-Adresse des neuen Projektraummitgliedes in die mit * markierte Zeile ein und legen Sie das jeweilige Rechteprofil (leiten, löschen, ändern, erzeugen oder nur lesen) fest.

      Leiten herunterladen, hochladen, ändern, löschen, Benutzer einladen, Ordner anlegen
      Löschen herunterladen, hochladen, ändern, löschen
      Ändern herunterladen, hochladen, ändern
      Erzeugen herunterladen, hochladen
      Lesen herunterladen

      Optional können Sie der automatisch generierten Einladungs-E-Mail eine Nachricht hinzufügen. Klicken Sie auf Benutzer einladen.

    4. Wie entferne ich einen Benutzer aus einem Projektraum?
      Der Projektraumleiter kann einen Benutzer aus einem Projektraum entfernen oder seinen Zugang sperren. Danach hat der Benutzer keinen Zugriff mehr auf diesen Projektraum.

      Ist ein Benutzer aus dem Projektraum entfernt worden und soll zu einem späteren Zeitpunkt wieder Zugriff auf den Projektraum erhalten, muss er erneut eingeladen werden.

      Wird der Benutzer gesperrt, hat er keinen Zugriff auf den Projektraum, ist jedoch weiterhin in der Benutzerliste aufgeführt. Soll der Benutzer zu einem späteren Zeitpunkt wieder Zugriff erhalten, ist lediglich die Sperrung aufzuheben. Eine erneute Einladung ist nicht erforderlich.

      Dazu markiert der Projektraumleiter den entsprechenden Projektraum in der Projektraumübersicht, wählt in der Sidebar die Rubrik „Benutzer“ aus und klickt auf den Stift um die Daten bearbeiten zu können.

    5. Wie kann ich Projekträume anlegen oder löschen?
      Auf Anfrage des Projektraumleiters legt der Systemverwalter einen oder mehrere Projekträume an oder löscht diese.
    6. Wie trete ich aus einem Projektraum wieder aus?
      Sie könne zu jeder Zeit aus einem Projektraum wieder austreten.

    7. Wie kann ich auf meine Projekträume zugreifen?
      Nach der Anmeldung in PROOM erscheint auf der ersten Seite oder über den Button „Projekträume“ in der Menüleiste eine Übersicht aller Projekträume, in die Sie bisher eingeladen wurden und auf die Sie zugreifen können.
    8. Wie ändere ich die Daten eines Benutzers?
      Die Daten eines Mitgliedes kann nur das Projektraummitglied selbst in der Übersicht „Benutzerdaten“ ändern.
    9. Wie kann ich einzelnen Benutzern eine Nachricht zukommen lassen?
      In der Sidebar unter „Benutzer“ sind alle Projektraummitglieder aufgeführt. Durch das Klicken auf einen einzelnen Namen können Sie die entsprechenden Kontaktdaten einsehen.

      Hier finden Sie auch den „Briefumschlag“, über den Sie einem Projektraummitglied eine Nachricht zusenden können. Nach Versendung der Nachricht erhalten Sie eine Sendebestätigung.
    10. Wie kann ich sicherstellen, dass ein Projektraummitglied die Dateien nur ansehen,
      aber nicht erzeugen, ändern oder löschen kann?
      Als Projektraumleiter vergeben Sie den einzelnen Projektraummitgliedern die entsprechenden Zugriffsrechte. Um die Benutzerliste bearbeiten zu können, rufen Sie in der Sidebar „Benutzer“ auf und wählen den „Stift“ aus. Danach wählen Sie ein Projektraummitglied aus und weisen das Recht „lesen“ zu.
    11. Wo sehe ich, wer welche Dateien wann und wohin transferiert oder geändert hat?
      Der Projektraumleiter und alle Projektraummitglieder behalten jederzeit den Überblick, wer welche Dateien hochgeladen hat, aber auch wer sie wann heruntergeladen hat. Sie können eine Liste über alle Aktivitäten in der Sidebar einsehen.

      Durch das Aufrufen einer einzelnen Aktivität können Sie die dazugehörigen Details, d.h. wer zu welchem Zeitpunkt in welchem Projektraum und Ordner welche Aktivität durchgeführt hat, einsehen.
    12. Wie veröffentliche ich Dateien in einem Projektraum?
      Sie markieren die Datei, die veröffentlicht werden soll, wählen in der Sidebar „Informationen“ aus und klicken auf den „Stift“. Nach dem Setzen eines Häkchens hinter „Freigabe“ erscheint die URL, die Sie kopieren und einer beliebigen Person (muss kein PROOM Benutzer sein) per E-Mail zukommen lassen können. Vor dem Versenden der URL per E-Mail müssen Sie die „Freigabe“ speichern. Die Person kann sich ausschließlich diese Datei anschauen und herunterladen. Sie hat keinen Zugriff auf den Projektraum oder andere Dateien und kann diese auch nicht einsehen.
    13. Können mehrere Benutzer im Projektraum gleichzeitig eine Datei bearbeiten?
      In PROOM können keine Dateien bearbeitet werden. Vor dem Bearbeiten in der jeweiligen Anwendung – z.B. Word oder Excel – müssen die Dateien heruntergeladen werden. Die bearbeiteten Dateien sind anschließend wieder hochzuladen. Sofern sich der Dateiname nicht geändert hat, wird die Datei in PROOM nicht überschrieben sondern versioniert. Die aktuellste Dateiversion kann im Projektraum direkt durch Doppelklick eingesehen werden. Die einzelnen Versionsstände finden Sie unter „Versionen verwalten“.
      Hinweis:
      Es besteht die Möglichkeit eine Datei mit einem Schreibschutz zu versehen. Dadurch wird einem anderen Benutzer signalisiert, dass diese Datei gerade in Bearbeitung ist. Die Datei kann von anderen Benutzern gelesen, aber nicht geändert oder versioniert werden. Sie markieren die Datei, die Sie mit einem Schreibschutz versehen möchten, wählen in der Sidebar „Informationen“ aus und klicken auf den „Stift“. Setzen Sie ein Häkchen hinter „Schreibgeschützt“.
    14. Wie kann ich erkennen, dass Änderungen in Dateien vorgenommen wurden?
      In PROOM können keine Dateien bearbeitet werden. Vor dem Bearbeiten in der jeweiligen Anwendung – z.B. Word oder Excel – müssen die Dateien heruntergeladen werden. Die bearbeiteten Dateien sind anschließend wieder hochzuladen. Sofern sich der Dateinamen nicht geändert hat, wird die Datei in PROOM versioniert. Die aktuellste Dateiversion kann im Projektraum direkt durch Doppelklick eingesehen werden. Die einzelnen Versionen finden Sie unter „Versionen verwalten“.



      Die Änderungen können Sie ebenfalls einsehen, indem Sie die entsprechende Datei markieren und in der Sidebar „Änderungen“ wählen. Die „Dateiverwendung“ in der Sidebar unter „Informationen“ ist ein Zusammenfassung aus der Änderungsübersicht und gibt einen Überblick darüber, wer die Datei hoch-, heruntergeladen und noch nicht verwendet hat.
    15. Wie kann ich eine Datei versionieren?
      Vor dem Bearbeiten in der jeweiligen Anwendung – z.B. Word oder Excel – müssen die Dateien heruntergeladen werden. Die bearbeiteten Dateien sind anschließend unter dem gleichen Dateinamen wieder hochzuladen. Die Datei wird versioniert und nicht überspeichert. Die aktuellste Dateiversion kann im Projektraum direkt durch Doppelklick eingesehen werden. Die einzelnen Versionen finden Sie unter „Versionen verwalten“.



      In der Kacheldarstellung wird generell angezeigt, ob es zu einer Datei Versionen gibt.
    16. Können Dateien in einen Ordner verschoben werden?
      Ja, Sie können Dateien verschieben. Wechseln Sie dazu von der Kacheldarstellung in die Listenansicht.



      Markieren Sie dazu die Dateien, die Sie verschieben möchten und wählen Sie die Funktion „verschieben“ aus. Wählen Sie den Ordner aus, in den Sie die markierten Dateien verschieben möchten. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Verschieben“ oder brechen Sie den Vorgang ab.
    17. Wie lege ich einen neuen Ordner an?
      Wenn Sie Projektraumleiter sind, können Sie über die Funktion „Neuer Ordner“ Ordner anlegen.



      Wenn Sie einen neuen Ordner anlegen, haben Sie die Wahl, ob der Ordner die Berechtigungsrechte des übergeordneten Ordners oder Projektraums erbt. Standardmäßig ist das Häkchen „erbt Rechte“ gesetzt. Wenn Sie das Häkchen entfernen, ist der Ordner nur für Sie und den Projektraumleiter sichtbar. Wird die Eigenschaft „erbt Rechte“ erst im Nachhinein gelöscht, werden ebenfalls alle Berechtigungen auf dem Ordner entfernt. Später können Sie das Häkchen wieder setzen.



      Sie können zu jedem angelegten Ordner oder auch zu jeder hochgeladenen Datei über die Sidebar „Informationen“ und durch das Klicken auf den „Stift“ Informationen hinterlegen bzw. bearbeiten.
    18. Können auf Ordner Berechtigungen gelegt werden?
      Der Projektraumleiter kann in einem Projektraum auf einzelne Ordner Berechtigungen vergeben. Dadurch ist es möglich, sensible Dateien, die nur bestimmten Projektraummitgliedern zugänglich sein sollen, für alle anderen auszublenden. Wählen Sie dazu den entsprechenden Ordner aus, klicken Sie in der Sidebar „Benutzer“ - alle Projektraummitglieder erscheinen in der Übersicht – auf den „Stift“ und vergeben Sie die entsprechenden Rechte.
    19. Können Ordner/Dateien aus dem Projektraum gelöscht werden?
      Ja, mit dem entsprechenden Rechteprofil können Sie Ordner oder auch Dateien löschen. Bevor der Ordner endgültig gelöscht wird, werden Sie gefragt, ob Sie den Ordner wirklich löschen möchten.



      Sofern Sie nach dem Hochladen einer Datei feststellen, dass Sie die falsche Datei hochgeladen haben, können Sie dies über die Funktion „Letzten Upload rückgängig machen“ beheben.
    20. Werden die Projekträume/Dateien nach Ablauf einer bestimmten Frist automatisch gelöscht?
      Die Projekträume, als auch die Dateien, werden nicht automatisch gelöscht. Sie stehen Ihnen so lange Sie wollen zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit, beim Hochladen die Datei mit einem Gültigkeitsdatum zu versehen. Außerhalb dieses Intervalls ist die Datei nur für den Erzeuger und den Leiter sichtbar.



      Auch nachträglich kann ein Gültigkeitszeitraum angegeben werden. Wählen Sie dazu in der Sidebar „Informationen“, klicken Sie zur Bearbeitung auf den „Stift“ und legen Sie einen Gültigkeitszeitraum fest.


    21. Wie werden die Benutzer eines Projektraumes über den Upload von Dateien informiert?
      Die Projektraummitglieder werden nicht automatisch über hochgeladene Dateien informiert. Sie können über die Funktion „Informieren“ aus PROOM heraus Projektraummitglieder über hochgeladene Dateien mit einer automatisch generierten Nachricht, die Sie optional ergänzen können, informieren.



  • Support
    Für Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Senden Sie uns per E-Mail info@proom.de eine Nachricht.
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